Введение
Современные тенденции развития транспортного рынка свидетельствуют об усложнении грузовой и коммерческой работы на железнодорожном транспорте, что обусловлено появлением операторов вагонных парков и конкурирующих перевозчиков, наличием достаточно сложной системы тарификации грузовых перевозок за счет многообразия повышающих и понижающих коэффициентов, обеспечением погрузки и выгрузки грузов преимущественно на железнодорожных путях необщего пользования, возросшими требованиями клиентов к сокращению сроков доставки и сроков согласования перевозок. Эти и многие другие факторы требуют наличия современных технологических решений, направленных как на оптимизацию взаимодействия железной дороги с грузоотправителями и грузополучателями, так и на совершенствование внутренних технологических процессов. Одним из наиболее прогрессивных методов совершенствования работы признается переход к использованию электронных юридически значимых документов.
Использование электронного документа и электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП) регламентирует Закон Республики Беларусь № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» от 28 декабря 2009 г [Error: Reference source not found]. На Белорусской железной дороге приняты необходимые нормативные документы для организации и обеспечения грузовых перевозок по безбумажной технологии. С сопредельными железными дорогами заключены или находятся в стадии проработки соответствующие соглашения, регламентирующие организацию перевозок с использованием электронных юридически значимых документов.
Различные аспекты применения электронных юридических значимых документов на железнодорожном транспорте рассмотрены в статьях В. Л. Носевича [6, 7, 8, 9], П. Е. Булавского и Д. С. Макарова [1], а также в статьях зарубежных авторов [15,16,17]. Условия трансграничного обмена электронной подписью отражены в статье Павловского А. А.[11]. Общие тенденции и перспективы развития электронного документооборота на железнодорожном транспорте изложены Левиным Д. Ю. в учебном пособии «Диспетчерские центры и технология управления перевозочным процессом» [3].
В вышеперечисленных источниках излагаются общие тенденции и проблемы организации электронного документооборота, при этом отсутствует информация об изменении технологических процессов работы с переходом к использованию электронных документов на железнодорожном транспорте общего пользования и методические рекомендации по расчёту эффективности их применения.
Для практической реализации электронного оформления и сопровождения перевозок грузов с использованием ЭЦП с I квартала 2015 года действует Автоматизированная система «Электронная перевозка» (далее – АС «Электронная перевозка»). Система направлена на автоматизацию операций по планированию, оформлению перевозочных и иных документов, выполняемых грузоотправителями/грузополучателями во взаимодействии с автоматизированными системами Белорусской железной дороги по web-технологии или при взаимодействии автоматизированных систем по принципу «АСУ клиента – АСУ Белорусской железной дороги».
Переход к использованию электронных юридически значимых документов между железной дорогой и клиентами позволяет изменить подходы и к технологическому документообороту внутри самой железной дороги. Технологический документооборот железной дороги, являющийся основой анализа, контроля, оперативного управления и планирования эксплуатационной работы, в настоящее время осуществляется в основном на бумажных носителях. Несмотря на проверку ввода данных с использованием формальных и логических методов, возникают рассогласования между оформляемыми документами и сообщениями, поступающими в информационные системы. В результате возникают дополнительные расходы и у Белорусской железной дороги, и у грузовладельцев по поиску и исправлению ошибок. Требуется обеспечить эффективность управления документооборотом, минимизировать влияние человеческого фактора, сделать процесс управления более четким и прозрачным для контроля, обеспечить своевременность и качество предоставляемой информации. Достичь этого возможно за счет замены устаревшей системы бумажной технологии на автоматизированные системы, обеспечивающие работу с электронными документами.
Цель
Целью статьи является совершенствование технологии работы железнодорожного транспорта общего пользования Республики Беларусь в условиях применения электронных юридически значимых документов.
Методика
При проведении данного исследования проводился сбор статистической информации по продолжительности выполнения отдельных технологических операции, оценка статических данных и анализ их описательных характеристик.
Для отдельных технологических процессов проводился их анализ с декомпозицией по выполняемым операциям и исполнителям, что позволило алгоритмизировать рассматриваемые процессы.
При оценке эффективности предложенных мероприятий использовались методы экспертных оценок, методы оценки эффективности IT-инвестиций в классификации Ремени, Б. Фарби, Т. Ренкема [4].
Разработка технологии работы железнодорожного транспорта общего пользования Республики Беларусь в условиях применения электронных юридически значимых документов является комплексной проблемой и требует детального рассмотрения технологических, аппаратных, программных, организационных и иных аспектов.
Анализ основных тенденций электронного документооборота и накопленного международного опыта применения электронных юридически значимых документов и электронной цифровой подписи при перевозке грузов железнодорожным транспортом, а также исследование условий применения электронных документов на Белорусской железной дороге с анализом существующих процессов грузовой и коммерческой работы, реализуемых с поддержкой АС «Электронная перевозка» позволяет разработать мероприятия по совершенствованию технологии работы железнодорожного транспорта общего пользования Республики Беларусь в условиях применения электронных юридически значимых документов. Прогнозная оценка эффективности внедрения электронных юридически значимых документов в грузовой и коммерческой работе Белорусской железной дороги является заключительным этапом исследования.
Результаты
Организация работы с электронными документами и ЭЦП предполагает соответствие оборудования рабочих мест требуемым техническим характеристикам. Переход к автоматизированным системам, построенным на web-технологиях, в свою очередь, обусловливает высокие требования к работоспособности сетей передачи данных. В связи с этим, для перехода к электронному документообороту, в первую очередь, требуется осуществление комплекса мероприятий, связанных с обеспечением и унификацией аппаратных и программных компонентов.
Второй блок мероприятий требуется направить на упрощение ведения станционной коммерческой отчетности по грузовым перевозкам. В частности, ведомость номерного учета грузов и вагонов, принятых к отправлению ГУ-3, книги прибытия грузов ГУ-42, а также сопроводительные ведомости формы ГУ-4 на принятые к перевозке грузы мелкими и контейнерными отправками целесообразно вести только в электронном виде, без их последующей распечатки. Электронные версии книг выгрузки груза ГУ-44 и приёма грузов к отправлению ГУ-34 необходимо доработать функциями фиксации ввоза и вывоза груза по частям и также вести их только в электронном виде [2].
Распечатывание перечисленной и иной станционной коммерческой отчетности при ее ведении в электронном виде обусловлено в настоящее время требованиями ревизорского аппарата. Для решения этой проблемы необходимо регламентировать перечень станционной коммерческой отчетности, которая должна вестись только в электронной форме, реализовать подключение ревизоров к АС «Электронная перевозка», что позволит осуществлять дистанционный контроль за правильностью оформления и ведения отчетности.
После определенной доработки и расширения функционала, АС «Электронная перевозка» позволит автоматизировать ряд технологических операций грузовой и коммерческой работы:
визирование перевозочных документов;
контроль проставления подписи грузоотправителя о правильности размещения и крепления груза;
оформление перевозки груза с проводниками;
подача заявления на переадресовку и ее согласование;
отказ от закрепления диапазонов номеров отправок за станциями, динамическая привязка номера из общей базы по запросу работника железной дороги.
Следующий этап совершенствования работы предполагает проведение мероприятий, предусматривающих отказ от использования бланков строгой отчетности. Первоначальное назначение бланков строгой отчетности состоит в недопущении несанкционированного их использования. Применение электронных юридически значимых документов позволяет осуществить функции контроля посредством ЭЦП. Таким образом, целесообразно вывести коммерческие акты и пересылочные накладные ГУ-27 из перечня документов строгой отчетности. Перспективными направлениями совершенствования технологии работы с применением АС «Электронная перевозка» являются: отказ от оформления пересылочных накладных ГУ-27; пересмотр формы и наполненности вагонного листа исходя из его современных технологических задач.
Совершенствование технологии передачи уведомлений – еще одно из важнейших направлений применения электронного документооборота. Необходимость передачи уведомлений регламентирована Уставом железнодорожного транспорта общего пользования и Правилами перевозок грузов. Фиксация передачи уведомлений позволяет в последующем корректно рассчитать плату за пользование вагонами или за хранение груза. Значительной технологической проблемой является то, что для фиксации двух разных уведомлений (о прибытии груза на станцию, о предстоящей подаче на подъездной путь) используется одна книга ГУ-2. В качестве решения возможна передача уведомления о прибытии груза автоматически по факту проставления в АС «Электронная перевозка» календарного штемпеля станции назначения.
Особенностью практического использования ЭЦП является то, что ЭЦП может применяться в качестве инструмента, позволяющего как подписать документ с указанными в нем временами, так и зафиксировать сам момент выполнения любой технологической операции, что особенно критично для уведомлений [13]. Два варианта передачи уведомлений приёмосдатчиком в Системе автоматизации подготовки и оформления документов станционной и коммерческой отчётности (далее – САПОД) и получением уведомления грузоотправителем/ грузополучателем в АС «Электронная перевозка» представлены на рис. 1: вариант 1 с логическим контролем времени передачи уведомления и последующим ознакомлением грузополучателя/грузоотправителя с уведомлением, 2 вариант с подтверждением получения уведомления грузоотправителем/ грузополучателем с ЭЦП.
Передача уведомлений тесно связана с мероприятиями по совершенствованию взаимодействия железнодорожных путей необщего пользования и станций примыкания. С переходом к ведению памятки приемосдатчика в виде электронного документа невозможно обеспечить ее подписание непосредственно на местах выполнения приемосдаточных операций. Сложившаяся практика применения памятки приемосдатчика свидетельствует о попытке приспособить ее для фиксации максимального количества технологических операций, однако, учитывая ограниченное количество подписей сторон, это в принципе невозможно.
Рис. 1. Алгоритмы передачи уведомлений о предстоящей подаче:
а) с фиксацией момента передачи уведомления; б) с подписью документа с указанным временем уведомления.
Анализ сложившейся ситуации позволил выявить следующие недостатки при ведении памятки ГУ-45 [14]:
вразрез с положениями правил перевозок грузов, в памятке не отражается и не подтверждается подписью время выполнения приемосдаточных операций при обслуживании пути необщего пользования локомотивом перевозчика;
в памятке используется некорректная терминология при фиксации времени выполнения приемосдаточных операций при обслуживании пути необщего пользования локомотивом, не принадлежащим перевозчику: «передача на выставочный путь»; «возврат на выставочный путь»;
в памятке отсутствует возможность записи времени уведомления о готовности к приёмосдаточным операциям при обслуживании пути необщего пользования локомотивом, не принадлежащим перевозчику;
подписывая памятку при возвращении вагонов с пути необщего пользования, приемосдатчик станции подтверждает своей подписью не момент выполнения приемосдаточных операций, а время уборки вагона для ведения статистической отчетности;
«привязка» группы одновременно поданных вагонов к одной памятке вызывает избыточную бумажную работу по формированию новых памяток при осуществлении технологических операций с одним или несколькими вагонами из этой группы.
Существующая в нынешнем виде памятка ГУ-45 (как в бумажном, так и в электронном виде) не выполняет функции учета выполнения приемосдаточных операций, предписанные ей Правилами перевозок грузов, а служит документом, удостоверяющим время, необходимое для дальнейшего расчета платы за пользование вагонами и формирования статистики по поданным и убранным вагонам.
Начисление платы за подачу и уборку вагонов на основании памяток ГУ-45 сегодня является достаточно сложной операцией и не в полной мере автоматизированной. Сложность расчета платы за подачу и уборку вагонов, обусловлена необходимостью ежесуточного учета количества поданных и убранных вагонов в условиях наличия в одной подаче вагонов разных собственников; вагонов, подаваемых к разным фронтам; вагонов, подаваемых под сдвоенные операции и др.
Таким образом, для совершенствования взаимодействия железнодорожных путей необщего пользования и станций примыкания необходимо решить комплекс задач, охватывающих внесение изменений в нормативно-правовые акты, пересмотр формы памятки ГУ-45, упрощение порядка начисления платы за подачу и уборку вагонов, доработку САПОД и АС «Электронная перевозка».
Наряду с взаимодействием станции примыкания и железнодорожных путей необщего пользования, такой же комплексной проблемой является планирование перевозок и учет выполнения заявок. Месячное планирование является избыточным и неудобным как для клиентов, так и для работников железной дороги. Грузоотправитель не может достоверно указать план отгрузки на месяц в силу меняющейся ситуации на рынке или неплатежей по контрактам, что вызывает необходимость подачи как дополнительных заявок на перевозку, так и дополнительных заявок в счет изменения основных.
Избыточная глубина планирования ведет к излишней бумажной работе, как для перевозчика, так и для отправителя; потенциально подразумевает наличие неустойки, что негативно влияет на грузоотправителя и, в то же время, не повышает доходность Белорусской железной дороги.
Наличие программных продуктов: САПОД, Автоматизированной подсистемы «Месплан» (далее – АП «Месплан») не решает проблему автоматизации ведения учётных карточек, поэтому на станциях необходимым является ведение их бумажных аналогов для того чтобы позже правильно оформить учетную карточку в САПОД. Мероприятия по решению проблемы могут быть сведены к оперативному дополнению функционала АС «Электронная перевозка» или предусматривать комплексное решение, охватывающее: доработку АС «Электронная перевозка», АП «Месплан», САПОД на локальном уровне с учетом технологических особенностей планирования и учета планов погрузки; пересмотр процедуры планирования на основании проведения дополнительных исследований по необходимой глубине планирования для железной дороги с целью своевременной подачи вагонов под погрузку.
Значительным недостатком при переходе к безбумажному документообороту в настоящее время является необходимость распечатывания дорожных ведомостей, корешков дорожных ведомостей с последующей их пересылкой в Отделенческий расчётный центр (далее – ОРЦ) для проверки правильности начисления провозных платежей. Также в ОРЦ для проверки правильности начисления плат за дополнительные работы и услуги пересылаются бумажные экземпляры первичных документов [13].
Возможные варианты совершенствования работы по проверке правильности начисления провозных платежей, в том числе с применением функционала АС «Электронная перевозка», выбираются в зависимости от функций ОРЦ, передаваемых в структуру Центра транспортного обслуживания в рамках Программы развития грузового хозяйства Белорусской железной дороги до 2020 года. Полный отказ от проверки правильности провозных платежей может быть реализован в условиях своевременного ввода поправочных коэффициентов к тарифам в САПОД, перехода к ведению нормативно-справочной информации на качественно новом уровне и доработки существующего программного обеспечения, минимизирующего влияние «человеческого фактора».
Отказ от пересылки документов на бумажных носителях для контроля правильности начисления плат за дополнительные работы и услуги может быть реализован в условиях сокращения перечня плат, упрощения методики начисления плат (в первую очередь, платы за подачу и уборку вагонов), ужесточения контроля (в т. ч. программными средствами) за правильностью оформления первичных документов на станционном уровне.
Посредством АС «Электронная перевозка» должно быть реализовано создание единого информационного пространства для всех участников перевозочного процесса, структурных подразделений перевозчика, обеспечивающее в первую очередь:
взаимодействие перевозчика и грузоотправителя/грузополучателя при передаче платежных документов и отслеживании состояния лицевого счета, оперативном информировании о наличии дебиторской задолженности;
взаимодействие перевозчика, грузоотправителя/грузополучателя и таможни при таможенном оформлении грузов;
формирование единой базы данных по актам общей формы за счет их оформления всеми сотрудниками перевозчика в АС «Электронная перевозка»;
формирование базы данных по запрещениям и ограничениям погрузки.
На базе АС «Электронная перевозка» должен поэтапно формироваться единый информационный портал, обеспечивающий договорную, маркетинговую и иную работу с клиентами на любом этапе взаимодействия. АС «Электронная перевозка» должна с одной стороны, выступать в качестве своеобразной «оболочки-справочника», аккумулирующей необходимую информацию из автоматизированных систем Белорусской железной дороги для дальнейшего ее представления клиенту; с другой стороны, АС «Электронная перевозка» должна обладать достаточным функционалом для выполнения клиентом полного объема юридически значимых действий при взаимодействии с железной дорогой.
Переход к безбумажной технологии перевозок затрагивает все этапы организации перевозочного процесса, поэтому мероприятия по ее совершенствованию должны затрагивать не только АС «Электронная перевозка», но и смежные, взаимодействующие с ней автоматизированные системы.
Дополнительно необходима реализация мероприятий, направленных на упрощение внедрения и обучения работе в АС «Электронная перевозка», повышение квалификации. Многообразие программных продуктов, используемых в коммерческой работе, возможность настройки их «под себя», предполагает наличие навыков работы и достаточно высокого уровня образования. Необходимо дополнение АС «Электронная перевозка» всплывающими подсказками, справочной информацией по разделам «Руководства пользователя», создание обучающего видео по отдельным аспектам работы с АС «Электронная перевозка». Для грузоотправителей и грузополучателей целесообразно предоставление услуг по обучению работе в АС «Электронная перевозка», для работников железной дороги – повышение эффективности работы групп внедрения.
Повышение квалификации работников может быть достигнуто за счет формирования в АС «Электронная перевозка» эталонной базы данных по оформлению определенных документов станционной коммерческой отчетности; создания необходимого справочного материала, направленного на обучение персонала при работе в нехарактерных случаях.
К специфическим особенностям оценки эффективности электронного документооборота, реализуемого посредством АС «Электронная перевозка» относятся [12]:
сложность определения количественных параметров при обслуживании грузоотправителей, грузополучателей, когда чаще всего возможна только субъективная качественная оценка;
невозможность одномоментного охвата электронным документооборотом всех задач грузовой и коммерческой работы, что обуславливает поэтапный рост эффективности с учетом последующего развития автоматизированных систем;
неодновременность капитальных затрат (их поэтапность) на разработку расширяющегося функционала АС «Электронная перевозка»;
взаимосвязь перевозочного процесса с торгово-закупочными процессами обслуживаемых предприятий и требованиями, карантинных, таможенных, налоговых и иных государственных органов, которые обусловливают необходимость оригиналов документов на бумажных носителях и, таким образом, затрудняют оценку эффективности электронного документооборота;
направленность на обеспечение безбумажного обмена между всеми участниками перевозочного процесса (грузоотправителем, перевозчиком, грузополучателем, таможенными органами) обеспечивающая эффект у каждой из сторон.
В соответствии с Методическими рекомендациями по обоснованию эффективности инноваций на железнодорожном транспорте [5], эффективность реализации инвестиционных проектов для железнодорожного транспорта следует оценивать комплексно: выявлять преимущества новой конструкции или технологии, а также определять эксплуатационно-качественные показатели. К числу эксплуатационно-качественных характеристик относятся:
качественные измерители и нормы использования подвижного состава;
дальность перевозки и сроки доставки грузов, время проезда пассажиров;
сохранность и безопасность перевозок;
качество и ассортимент продукции для предприятий, выпускающих промышленную продукцию.
С таких позиций АС «Электронная перевозка» не оказывает прямого влияния на эксплуатационно-качественные характеристики, но косвенно затрагивает важнейшие аспекты обеспечения безопасности перевозок, сроков доставки грузов и влияет на качество оказываемых клиентам услуг. С точки зрения технологических характеристик внедрение АС «Электронная перевозка» влияет на совершенствование и автоматизацию грузовой и коммерческой работы.
По аналогии с другими автоматизированными системами, эффект от внедрения АС «Электронная перевозка» может быть условно разделен на две большие группы: исчисляемый эффект – обеспечивается за счет факторов, влияющих на экономию средств и рабочего времени как железной дороги, так и обслуживаемых грузоотправителей, грузополучателей; неисчисляемый эффект – обеспечивается за счет факторов, влияющих системно на качество работы с информацией и совершенствование оказываемых услуг.
К исчисляемому эффекту относятся:
экономия средств железной дороги на изготовление, приобретение и доставку бланков документов, использование бумаги, на закупку и обслуживание печатной и копировальной техники (принтеры, копировальные аппараты);
экономия средств грузоотправителей, грузополучателей на оформление и доставку на станцию документов в бумажном виде, а также за счет уменьшения простоя погруженных вагонов, контейнеров;
экономия времени работников перевозчика вследствие сокращения повторно вводимой информации, применения шаблонов, охвата одной операцией сразу нескольких однородных документов, возможности оперативной корректировки обнаруженных ошибок, отсутствия необходимости распечатывания документа, сокращения продолжительности формирования сводных отчетов, рабочих тетрадей и иных видов отчетности;
экономия времени работников грузоотправителей, грузополучателей вследствие применения шаблонов, охвата одной операцией сразу нескольких документов, возможности оперативной корректировки обнаруженных ошибок, отсутствия необходимости посещения станции.
К неисчисляемому эффекту относятся:
ускорение предоставления услуг, упрощение контроля и совершенствование грузовой и коммерческой, совершенствование технологических процессов и переход на новые технологи, а также совершенствование качества работы с информационными потоками
Результаты расчётов суммарной ожидаемой годовой экономии от полного перехода на электронный документооборот при железнодорожных перевозках грузов сведены в таблицу 1. На рис. 2 изображено распределение суммарной ожидаемой экономии от перехода к электронному документообороту, определенное на основании результатов таблицы 1.
На основании диаграммы (см. рис. 2) очевидно, что наибольшую долю (68%) от ожидаемой суммарной экономии составляет неисчисляемый эффект, который возможно оценить только косвенными способами. К составляющим неисчисляемого эффекта относятся: увеличение прибыли от прироста объемов грузовых перевозок, экономия от ускорения оборота грузового вагона, экономия от ускорения оборота средств, экономия за счет снижения себестоимости перевозок. На рис. 3 представлено распределение ожидаемой суммарной экономии при переходе к электронному документообороту, обеспечиваемой неисчисляемым эффектом.